Kad se police pune brže nego što se čita, najčešći problem nije manjak prostora nego manjak sustava. Kao osoba koja održava zbirku, cilj mi je da svaka knjiga ima mjesto i da se svaka zabilješka može pronaći u manje od minute. Rješenje je jednostavan postupak koji se ponavlja pri svakoj nabavi i nakon svakog čitanja.

Prvi korak je kratka inventura: odvojim knjige na tri hrpe—zadržati, posuditi/pokloniti i premjestiti u sekundarnu policu. Korist je brže snalaženje i manje duplih primjeraka. Rizik je emocionalno zadržavanje svega, pa si postavim kriterij: knjiga ostaje ako se planira ponovno čitanje ili je referentna.

Zatim definiram zone na policama prema načinu korištenja, a ne samo po abecedi. Jedna zona je za suvremene hrvatske romane koje češće preporučujem, druga za priručnike, treća za “zimske knjige uz čaj” koje su mi sezonski pri ruci. Korist je da se knjige vraćaju na isto mjesto bez razmišljanja, a rizik je da zone s vremenom “proklizaju”, pa jednom mjesečno napravim brzo poravnanje.

Za svaku novu knjigu uvodim ulazni zapis: datum nabave, izvor (kupnja, poklon, posudba) i status (pročitano/nepročitano). To pomaže i kod planiranja knjiga za poklon jer odmah vidim što već imam i što je višak. Rizik je da unos oduzme vrijeme, pa ga ograničim na 30 sekundi po naslovu i vodim u jednoj bilježnici ili tablici, bez kompliciranja.

Bilješke uz knjigu radim u dva sloja: brze oznake tijekom čitanja i sažetak nakon završetka. Tijekom čitanja koristim ljepljive listiće ili numerirane stranice u bilježnici, kako ne bih šarao po knjizi koju možda posuđujem. Rizik je gomilanje sitnih oznaka, pa na kraju sjednem i pretvorim ih u 5–7 ključnih natuknica.

Standardiziram format bilješki: tema, likovi/ideje, citat s brojem stranice i moja primjena ili pitanje za razgovor. To je posebno korisno za razgovore o književnosti jer odmah imam materijal za raspravu bez ponovnog listanja. Rizik je pretjerana detaljnost, pa se držim pravila da bilješka mora stati na pola stranice.

Ako koristim kućne izvore poput vodiča kroz knjižnice ili posudbi, označim rok i mjesto povrata. Korist je manje zaboravljenih posudbi i manje stresa, a rizik je da rokovi pobjegnu iz fokusa. Zato ubacim podsjetnik u kalendar i u knjigu stavim karticu s datumom povrata.

Njegu i čuvanje knjiga rješavam praktično: knjige stoje uspravno, ne naguravam ih, a osjetljivije primjerke držim dalje od izravnog sunca i izvora vlage. Korist je dulji vijek zbirke i manje oštećenja korica. Rizik je prenatrpavanje, pa kad polica dođe do 90% popunjenosti, planiram rotaciju ili dodatni prostor.